Exklusiv-Interview mit Robert Reiz: Der Mann hinter ZEIT.IO

Bereiten Sie sich auf ein spannendes Interview mit Robert Reiz vor, dem innovativen Gründer und Geschäftsführer von ZEIT.IO, einer Marke der REIZ Solutions GmbH. Erfahren Sie, wie ein Visionär aus Ardud, Rumänien, die Welt der Zeiterfassung und Projektabrechnung auf den Kopf stellt und warum sein neuestes Projekt die perfekte Lösung für Personalvermittler und Freiberufler ist.

Robert Reiz' Reise begann 1981 in Rumänien, gefolgt von einer dramatischen Flucht nach Deutschland im Jahr 1988. Vom Abschluss als Informations- und Kommunikationstechnischer Assistent bis hin zum Diplom in Informatik an der FH Mannheim – Robert hat nie aufgehört, seine Träume zu verfolgen. Nach verschiedenen Stationen als Software-Entwickler und der erfolgreichen Gründung und dem Verkauf seiner ersten Firma, PLOIN GmbH, führte ihn sein Weg nach San Francisco. Dort übernahm er als Managing Director die Leitung von WildGigs, bevor er nach Deutschland zurückkehrte, um die VersionEye GmbH zu gründen.

Doch der Höhepunkt seiner Karriere ist zweifellos ZEIT.IO. 2020 ins Leben gerufen, bietet ZEIT.IO eine bahnbrechende Lösung für Personalvermittlungen und Beratungsunternehmen, die mit Freiberuflern und Lieferanten arbeiten. In unserem Interview verrät Robert, wie ZEIT.IO Unternehmen hilft, die Zeiterfassung und Abrechnung zu automatisieren, den Genehmigungsprozess zu vereinfachen und gleichzeitig die Kundenbindung zu stärken. Mit Integrationen zu SAP, DATEV, JIRA, GitHub und Co. stellt ZEIT.IO sicher, dass die Verwaltung Ihrer Projekte so effizient wie möglich abläuft.

Stellen Sie sich vor: Keine mühselige Verwaltung von Projektzeiten mehr, keine überbuchten Budgets und kein Chaos bei der Abrechnung. ZEIT.IO verwandelt die kompliziertesten Prozesse in eine nahtlose, automatisierte Routine, die sowohl Zeit als auch Nerven spart.

Tauchen Sie ein in die Welt von Robert Reiz, entdecken Sie die Herausforderungen und Triumphe, die ihn dazu inspiriert haben, ZEIT.IO zu entwickeln, und erfahren Sie, welche aufregenden Pläne er für die Zukunft hat. Dieses Interview ist ein Muss für alle, die in der Welt der Personalvermittlung und Freiberufler-Management tätig sind. Lassen Sie sich inspirieren und erfahren Sie, wie ZEIT.IO auch Ihre Arbeitsweise revolutionieren kann.

Silicon Valley Europe: Herr Reiz, Ihre Reise begann in Rumänien und führte Sie durch mehrere Stationen in der Technologiebranche. Was waren die Schlüsselmomente Ihrer Karriere, die Sie zur Gründung von ZEIT.IO inspiriert haben?

Robert Reiz: Bei meiner ersten Firma, die PLOIN GmbH, war die Abrechnung von Projektzeiten schon ein Thema. Ich hatte damals eine Handvoll Festangestellte und Freiberufler die für mich arbeiteten und die alle ihre Zeiten auf verschiedenste Projekte haben buchen müssen. Anfangs haben wir das noch mit Excel gemacht. Die Abrechnung und das Controlling am Ende des Monats war die Hölle! 

Ich habe damals schon angefangen, eine eigene Zeiterfassung zu bauen, für die Bedürfnisse meiner Firma. Während der Wirtschaftskrise 2008 ging es meiner Firma dann nicht so gut, aber ich hatte Glück im Unglück und konnte, aufgrund der Zeiterfassungslösung, meine Firma an die REUTAX AG verkaufen. Die REUTAX hat damals auch eine Zeiterfassung für ihre Freiberufler gesucht und hat sich dann für meine Lösung entschieden. Während meiner Zeit bei REUTAX und WildGigs habe ich nochmal eine ganz andere Sicht auf das Thema bekommen und durfte das ganze aus der Sicht eines großen Personalvermittlers bearbeiten. Ein paar Jahre später ist die REUTAX insolvent gegangen und meine Lösung wurde komplett eingestampft.

Ich habe mich dann gut 10 Jahre mit anderen Themen beschäftigt. Bei einer Wanderung 2020, mit zwei Geschäftsführern einer Freelancer-Agentur, ist mir das Thema Projektzeiterfassung und Abrechnung dann wieder über den Weg gelaufen. Und long story short, das war dann der Start von ZEIT.IO! Und ein paar Monate später waren die zwei Wandergefährten dann meine Kunden.

Silicon Valley Europe: ZEIT.IO wurde 2020 gegründet und zielt darauf ab, die Zeiterfassung und Abrechnung für Freiberufler und Personalvermittlungen zu revolutionieren. Was sind die Hauptprobleme oder Herausforderungen, die Sie mit ZEIT.IO gelöst haben?

Robert Reiz: Das, was bei einem Personalvermittler die meiste Zeit im Accounting in Anspruch nimmt, ist die Prüfung der Leistungsnachweise und Eingangsrechnungen! Am Monatsanfang flattern mehrere hundert Leistungsnachweise und Eingangsrechnungen von den Beratern (Freiberufler) ein. Diese Flut an Dokumenten wird meistens manuell geprüft und erst im Anschluss können die Ausgangsrechnungen an die Kunden erstellt werden. Diesen Prüfungsaufwand am Monatsanfang können wir mit ZEIT.IO komplett abschaffen!

Mit ZEIT.IO wird die Prüfung der Leistungsnachweis an die Kunden ausgelagert und die Eingangsrechnungen werden durch automatisierte Gutschriften ersetzt! Wenn der Kunde einen Leistungsnachweis genehmigt, generieren wir eine Gutschrift für den Freiberufler und eine Ausgangsrechnung für die Agentur. Zwei Minuten nach der Freigabe, hat der Kunde auch die Rechnung dazu und der Freiberufler hat seine Gutschrift! Dadurch entfällt in der Agentur nicht nur die manuelle Prüfung, sondern auch die manuelle Rechnungserstellung. Was natürlich auch zu Einsparungen bei den Personalkosten führt!

Silicon Valley Europe: Wie unterscheiden sich die Bedürfnisse und Anforderungen von Personalvermittlern und Freiberuflern bei der Zeiterfassung und Abrechnung im Vergleich zu traditionellen Unternehmen?

Robert Reiz: Firmen, die keine Zeiten fakturieren müssen, brauchen streng genommen gar keine Zeiterfassung. Außer vielleicht eine Zeiterfassung, um die Anforderungen der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung zu erfüllen. 

Unternehmen, die Projektzeiten fakturieren UND sogar mit Freiberuflern arbeiten, haben da ganz andere Anforderungen. Da geht es z.B. darum das pro Projekt und Benutzer mehrere EK- und VK-Sätze abgebildet werden müssen um den Deckungsbeitrag korrekt berechnen zu können. Der Klassiker ist natürlich das der Kunde für einen Berater im Projekt zwei unterschiedliche Stundensätze zahlt. Einen für Remote und einen für Vor-Ort Einsätze. Dementsprechend hat die Agentur auch zwei EK-Sätze mit dem Freiberufler vereinbart. Das sind dann vier Stundensätze pro Projekt & Benutzer. Da steigen die meisten Zeiterfassungssysteme aus. ZEIT.IO fängt da erst richtig an. Wir können mehrere EK- und VK-Sätze abbilden und wir können auch Tagessätze und Festpreisprojekte abbilden.

Silicon Valley Europe: ZEIT.IO bietet eine Vielzahl von Funktionen, die die Zeiterfassung und Abrechnung automatisieren. Welche dieser Funktionen halten Sie für die entscheidendsten und warum?

Robert Reiz: Da kann ich mich gar nicht auf eine Funktion festlegen. Ich denke eher, dass der große Mehrwert durch die Kombination von Genehmigungsprozess, Gutschriftverfahren und Auto-Invoicing kommt. Durch diese Kombination kann ein Personalvermittler die komplette Abrechnung automatisieren. Das, was dann noch zu tun bleibt, ist Controlling und auch dafür bietet ZEIT.IO Hilfsmittel an. 

Silicon Valley Europe: Inwiefern haben Ihre Erfahrungen bei VersionEye und LivePerson die Entwicklung und die Features von ZEIT.IO beeinflusst?

Robert Reiz: Bei VersionEye habe ich sehr viele Fehler gemacht, sowohl technischer Natur als auch beim Marketing und Vertrieb. Bei LivePerson habe ich vieles über Management gelernt und wie wichtig es ist Ziele zu definieren, Prinzipien zu haben und seine Vision klar zu definieren.

Silicon Valley Europe: Die Integration von ZEIT.IO mit Tools wie SAP, DATEV, JIRA und GitHub scheint ein wesentlicher Bestandteil der Plattform zu sein. Wie haben Sie diese Integrationen gestaltet und was sind die Vorteile für Ihre Kunden?

Robert Reiz: In der heutigen Zeit existiert kein Tool nur für sich. Selbst kleine Firmen haben eine Systemlandschaft, bestehend aus verschiedenen IT-Lösungen. Und wenn sich ein Kunde für ein neues Tool entscheidet, dann ist es natürlich von Vorteil, wenn sich das neue Tool gut in die bestehende Systemlandschaft integrieren kann. Bestimmte Software-Tools, wie z.B. DATEV, SAP und JIRA, haben eine sehr hohe Verbreitung. Diese Lösungen findet man in fast jeder Firma. Deshalb hat ZEIT.IO auch Schnittstellen dafür. So können wir z.B. die generierten Rechnungsdokumente in Echtzeit an DATEV übergeben, damit die Dokumente auch dem Steuerberater sofort zur Verfügung stehen. Genehmigte Zeiten können auch in ein SAP System hochgeladen werden und die Freiberufler können Ihre Zeiten auch direkt in JIRA Tickets tracken. Bei diesen Integrationen geht es immer darum, das Leben für die Menschen zu vereinfachen und manuelle Arbeiten zu automatisieren. 

Silicon Valley Europe: Wie sieht die Zukunft von ZEIT.IO aus? Gibt es spezielle Pläne oder Weiterentwicklungen, die Sie in naher Zukunft umsetzen möchten, Stichwort X-Rechnung oder ZUGFeRD? 

Robert Reiz: Das Thema E-Rechnung nimmt bei ZEIT.IO einen großen Platz ein. Wir haben letztes Jahr angefangen mit der Integration und unterstützen jetzt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. ZEIT.IO kann diese Formate nicht nur generieren, sondern auch empfangen, validieren, visualisieren und revisionssicher speichern. Wir haben sogar ein E-Rechnungs-Postfach mit automatischer Empfangsbestätigung, abhängig vom Validierungsergebnis. In Zukunft wollen wir auch weitere Formate unterstützen, die in der EU gängig sind, wie z.B. das italienische FatturaPA-Format.

Silicon Valley Europe: Wenn wir die Vorteile einmal aus der Sicht der Freelancer betrachten, was sind hier die wichtigsten Elemente, die Sie nennen können? 

Robert Reiz: Für den Freiberufler ist das auch ein sehr angenehmer Prozess. Der Freiberufler bekommt sein Projekt-Angebot direkt auf ZEIT.IO und kann das direkt akzeptieren oder ablehnen. Wenn er ein Projekt-Angebot annimmt, kann er gleich Zeiten auf das Projekt buchen und für gebuchte Zeiten kann er direkt im Portal Genehmigung anfordern. Nach der Genehmigung erhält er sofort eine E-Gutschrift, wodurch die Rechnungsstellung für ihn komplett entfällt. Er muss dann nur noch darauf warten, dass die Gutschrift ausbezahlt wird.

Freiberufler können aber auch kostenlos Projekte nur für sich selbst anlegen und auch kostenlos E-Rechnungen auf ZEIT.IO erstellen. 

Silicon Valley Europe: Wenn ein Unternehmen überlegt, ihr Tool einzusetzen, was sind die ersten Schritte im Rahmen einer Einführung? 

Robert Reiz: Grundsätzlich funktioniert ZEIT.IO als Self-Service-Portal. Jeder kann sich kostenlos registrieren und eine Organisation anlegen. Aber wenn ein Unternehmen noch Fragen hat, dann am besten einen kostenlosen und unverbindlichen Demo-Termin buchen über die Startseite. 

Silicon Valley Europe: Als Gründer und Geschäftsführer von ZEIT.IO haben Sie einen beeindruckenden beruflichen Werdegang. Was motiviert Sie persönlich und was sind Ihre langfristigen Ziele für ZEIT.IO?

Robert Reiz: Meine Motivation ist der Wunsch auf eine bessere Zukunft. Niemand prüft gerne Leistungsnachweise und Eingangsrechnungen. Mit ZEIT.IO automatisiere ich das, was sonst eh niemand gerne macht. In Zukunft wird ZEIT.IO auch mit Banken und Wallets integriert sein und dadurch auch Controlling-Aufgaben automatisiert übernehmen können. Die Vision ist dass die Mitarbeiter eines Personalunternehmens nur noch das machen, was ihr Kerngeschäft ist: Die richtigen Experten für den Job finden!

Silicon Valley Europe: Abschließend, was würden Sie Personalvermittlern und Freiberuflern raten, die überlegen, ihre Zeiterfassungs- und Abrechnungsprozesse zu optimieren?

Robert Reiz: Nun. Zunächst einmal würde ich davon abraten, das ganze komplett intern entwickeln zu wollen. Tatsächlich machen das Viele. Diese internen Projekte kosten viel Zeit und Geld und landen langfristig auf dem Friedhof weil sie mit professionellen Tools nicht mithalten können. Viele haben auch mehrere Tools im Einsatz für diese Aufgaben. Also z.B. eine Zeiterfassung und ein anderes Tool für die Abrechnung. Mein Ratschlag wäre natürlich, schaut euch ZEIT.IO an ;-) das erfüllt alle Anforderungen und die Kosten sind überschaubar. 

Silicon Valley Europe: Vielen lieben Dank für dieses spannende Gespräch. Ich bin sicher, dass viele ihre Abrechnungen mit Freiberuflern jetzt sicher überdenken werden.