Exklusives Interview mit Daniel Lugner, Chief Sales Officer der OPTIMAL SYSTEMS Gruppe

In einer Welt, in der Datenflüsse rasant wachsen und Dokumentenberge in Unternehmen täglich anwachsen, ist die intelligente Verwaltung von Informationen kein Luxus mehr – sondern Überlebensstrategie. Wir sprechen mit Daniel Lugner, Chief Sales Officer der OPTIMAL SYSTEMS Gruppe, einem führenden Anbieter von Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-Lösungen, der seit mehr als drei Jahrzehnten Maßstäbe in der digitalen Informationsorganisation setzt.

OPTIMAL SYSTEMS – seit 2020 Teil der global agierenden Kyocera-Unternehmensgruppe – betreut über 592.000 User in 30 Ländern, darunter renommierte Kunden wie die Bundesbank, Charité, EDEKA, Fraport AG, Lufthansa, TÜV SÜD und Zalando. Mit Softwarelösungen wie der ECM-Suite enaio® und der Content-Services-Plattform yuuvis® Momentum schafft das Unternehmen die Basis für strukturierte, sichere und effiziente Dokumentenprozesse – von der Personalabteilung über die Rechnungsverarbeitung bis zur Anbindung an Microsoft und SAP.

Im Interview beleuchten wir nicht nur, wie OPTIMAL SYSTEMS Unternehmen, Behörden und Kliniken dabei unterstützt, Informationen jederzeit und überall verfügbar zu machen, sondern auch, wie Cloud-native Technologien und maßgeschneiderte digitale Lösungen den Weg für die Zukunft der Arbeit ebnen. Daniel Lugner gibt spannende Einblicke in die Praxis, teilt Erfolgsbeispiele und verrät, warum „Ihre Digitalisierung, unser Projekt“ mehr ist als nur ein Slogan.

Ein Gespräch für alle, die wissen wollen, wie man aus Daten echten Unternehmenswert macht – und warum die nächsten Jahre entscheidend dafür sind, wer in der digitalen Welt die Nase vorn haben wird.

Silicon Valley Europe: Herr Lugner, die revisionssichere Archivierung ist für viele Unternehmen ein zentrales Thema – nicht zuletzt wegen regulatorischer Vorgaben. Welche Vorteile sehen Sie in einer On-Premises-Lösung im Vergleich zu einer Cloud-Variante, und wo liegen aktuell die größten Herausforderungen?

Daniel Lugner: Die revisionssichere Archivierung ist längst nicht mehr nur eine Frage der Compliance, sondern ein entscheidender Faktor für Effizienz, Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit. Während On-Premises-Lösungen in bestimmten Szenarien – etwa bei besonders sensiblen oder isolierten Datenbeständen – weiterhin ihre Berechtigung haben, sehen wir die größten Vorteile heute ganz klar in der Cloud:

Schnelle Skalierbarkeit – Speicherkapazitäten und Performance lassen sich flexibel an den Bedarf anpassen, ohne Investitionen in zusätzliche Hardware.

Hohe Verfügbarkeit – Cloud-Infrastrukturen bieten redundante Rechenzentren mit garantierten Service-Level-Agreements.

Sicherheits- und Compliance-Updates in Echtzeit – Kunden profitieren automatisch von aktuellen Sicherheitsstandards und technologischen Weiterentwicklungen, ohne eigenen Wartungsaufwand.

Standortunabhängiger Zugriff – Dokumente und Informationen sind jederzeit und überall sicher verfügbar – ein entscheidender Vorteil in hybriden Arbeitsmodellen.

Maximale Datensouveränität – Unsere Cloud-Services werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben. Das garantiert höchste Datenschutzstandards nach DSGVO und stärkt das Vertrauen unserer Kunden.

Mit unserer Cloud-nativen Plattform yuuvis® Momentum und der ECM-Suite enaio® in modernen Cloud-Architekturen bieten wir Unternehmen die Möglichkeit, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Agilität, Innovationsgeschwindigkeit und Nutzerfreundlichkeit zu maximieren. Während enaio® als bewährte ECM-Suite vor allem in komplexen Organisationsstrukturen punktet, bietet yuuvis® Momentum maximale Skalierbarkeit für datenintensive Cloud-Szenarien.

Die größte Herausforderung besteht aktuell darin, alte Infrastrukturen und gewachsene On-Premises-Umgebungen in die Cloud zu überführen – sowohl technisch als auch organisatorisch. Hier begleiten wir unsere Kunden Schritt für Schritt, um den Übergang sicher, effizient und ohne Unterbrechungen zu gestalten

Silicon Valley Europe: OPTIMAL SYSTEMS bietet mit enaio® mehr als 100 digitale Lösungen für unterschiedliche Geschäftsprozesse. Können Sie uns ein oder zwei Beispiele nennen, bei denen diese Vielfalt den entscheidenden Unterschied für Ihre Kunden gemacht hat?

Daniel Lugner: Unsere Kunden schätzen besonders, dass enaio® nicht nur eine einzelne Software ist, sondern eine modulare Plattform, die sich exakt auf branchenspezifische Anforderungen anpassen lässt. Ein Beispiel ist der Gesundheitsbereich: Dort unterstützt enaio® die vollständig digitale Patientenakte – von der Aufnahme bis zur Archivierung – und sorgt so für schnelle, sichere und jederzeit verfügbare Informationen für alle Beteiligten.

Ein anderes Beispiel ist der Einsatz im Vertragsmanagement großer Organisationen. Hier ermöglicht enaio® die zentrale Verwaltung von Tausenden von Verträgen, inklusive automatisierter Workflows und Integration in bestehende ERP-Systeme. Dadurch werden Prozesse beschleunigt, Fehlerquellen reduziert und Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllt.

Diese Bandbreite – von hochsensibler Dokumentation bis zu komplexen Geschäftsprozessen – macht für unsere Kunden den entscheidenden Unterschied: Sie bekommen eine Lösung, die heute passt und sich morgen flexibel weiterentwickeln lässt 

Silicon Valley Europe: Künstliche Intelligenz ist in aller Munde – aber wie konkret fließt KI heute schon in Ihre Lösungen ein, und welche zukünftigen Einsatzszenarien sehen Sie für den Bereich Dokumentenmanagement?

Daniel Lugner: Künstliche Intelligenz ist für uns kein Zukunftsversprechen, sondern längst gelebte Realität. Schon heute unterstützen KI-gestützte Funktionen unsere Kunden dabei, Informationen schneller zu finden, zu strukturieren und gezielt zu nutzen. Dazu gehören etwa automatische Texterkennung, intelligente Verschlagwortung, semantische Suche über große Datenbestände oder die inhaltliche Klassifizierung eingehender Dokumente – unabhängig von deren Format. So werden Prozesse nicht nur beschleunigt, sondern Entscheidungen können auf einer präziseren Informationsbasis getroffen werden.

Darüber hinaus setzen wir KI ein, um Inhalte aus dem ECM-System des Kunden in natürlicher Sprache zusammenzufassen, konkrete Antworten auf Fragen zu geben oder relevante Informationen kontextbasiert vorzuschlagen – und das alles auf Basis der eigenen Daten des Kunden, DSGVO-konform und ohne dass Informationen unkontrolliert ins Internet gelangen. Die gesamte Lösung wird von uns entwickelt und betrieben, was unseren Kunden die nötige Sicherheit und das Vertrauen gibt, ihre sensiblen Daten in guten Händen zu wissen.

Unser Anspruch ist dabei klar: KI soll dem Menschen dienen, die Arbeit vereinfachen, Transparenz schaffen und Datensicherheit gewährleisten. Auf diese Weise entsteht aus reiner Informationsverwaltung eine intelligente Unterstützung, die den tatsächlichen Wert von Daten für Organisationen hebt. 

Silicon Valley Europe: Viele Unternehmen setzen mittlerweile verstärkt auf SaaS-Modelle. Welche Rolle spielt Software-as-a-Service in Ihrem Portfolio – und wie reagieren Sie auf die steigenden Anforderungen an Sicherheit und Compliance in diesem Umfeld?

Daniel Lugner: Software-as-a-Service ist ein zentraler Bestandteil unseres Portfolios, den wir in verschiedenen Varianten anbieten – vom klassischen On-Premises-Betrieb – hybrid mit SaaS-Komponenten, über Hosting bis hin zur vollständig webbasierten Cloud-Nutzung. Das gibt unseren Kunden maximale Flexibilität, ohne Kompromisse bei Sicherheit und Compliance.

Gleichzeitig haben wir uns bewusst für einen anderen Weg entschieden als viele Anbieter am Markt: Statt eine bestehende Lösung einfach „cloudfähig“ zu machen, haben wir eine komplett neue, Cloud-native Plattform von Grund auf entwickelt. Sie basiert auf modernsten Technologien wie Kubernetes und Docker-Containern, ist hochverfügbar, extrem performant und skaliert mühelos – selbst in Stresstests mit Milliarden von Dokumenten.

Mit diesem Ansatz setzen wir uns technologisch klar von nahezu allen Wettbewerbern ab. Unsere Kunden profitieren von einer Lösung, die nicht nur heute modern ist, sondern auch in den nächsten Jahren an der Spitze der technologischen Entwicklung bleibt. 

Silicon Valley Europe: „Software made in Germany“ ist ein Qualitätsversprechen. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Lösungen nicht nur technisch exzellent sind, sondern auch den hohen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen in Europa gerecht werden?

Daniel Lugner: „Software made in Germany“ steht für Verlässlichkeit, Qualität und Datenschutz – und genau das leben wir bei OPTIMAL SYSTEMS jeden Tag. Unsere Lösungen werden in Deutschland entwickelt und betrieben, was unseren Kunden technologische Exzellenz und klare rechtliche Verlässlichkeit bietet.

Wir erfüllen sämtliche Anforderungen der DSGVO und setzen auf zertifizierte Rechenzentren, moderne Verschlüsselungstechnologien und fein abgestimmte Berechtigungskonzepte. Besonders wichtig ist uns dabei, dass unsere Kunden jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten behalten – unabhängig davon, ob sie unsere Lösungen On-Premises oder in der Cloud nutzen.

Darüber hinaus investieren wir kontinuierlich in Sicherheitsprüfungen, Penetrationstests und die Weiterentwicklung unserer Infrastruktur. Denn wir wissen: Vertrauen entsteht nicht durch Versprechen, sondern durch konsequente Umsetzung. Unsere Kunden – ob Bundesbank, Charité oder mittelständische Unternehmen – verlassen sich darauf, dass ihre sensiblen Informationen bei uns in besten Händen sind. Und genau dafür steht OPTIMAL SYSTEMS – seit über 30 Jahren

Silicon Valley Europe: Mit yuuvis® Momentum bieten Sie eine Plattform, die Milliarden von Dokumenten in unterschiedlichen Szenarien – On-Premises, Private oder Public Cloud – verwalten kann. Welche Branchen profitieren hier besonders, und warum?

Daniel Lugner: yuuvis® Momentum ist unsere Cloud-native Plattform für Organisationen, die mit extrem großen Datenmengen arbeiten und gleichzeitig höchste Anforderungen an Skalierbarkeit, Sicherheit und Flexibilität stellen. Besonders profitieren Branchen wie die Öffentliche Verwaltung, das Gesundheitswesen, Forschungseinrichtungen und große Industrieunternehmen.

Ein besonders eindrucksvolles Beispiel ist die Deutsche Nationalbibliothek: Dort werden mit yuuvis® Momentum digitale Publikationen archiviert, verwaltet und langfristig verfügbar gemacht – in einem Umfang von mehreren Millionen Dateien. Die Plattform ermöglicht nicht nur eine revisionssichere Speicherung, sondern auch eine performante Suche und intelligente Klassifizierung über gewaltige Datenbestände hinweg.

Die Kombination aus technologischer Stärke und vertrauenswürdiger Infrastruktur macht yuuvis® Momentum zur idealen Lösung für alle, die ihre Informationsprozesse, Prozesse und Daten zukunftssicher und sicher gestalten wollen. 

Silicon Valley Europe: OPTIMAL SYSTEMS ist seit über 30 Jahren am Markt und Teil der Kyocera-Gruppe. Wie nutzen Sie diese internationale Aufstellung, um Innovationen voranzutreiben, ohne den Fokus auf die Bedürfnisse Ihrer europäischen Kunden zu verlieren?

Daniel Lugner: Die Einbindung in die Kyocera-Gruppe eröffnet uns Zugang zu einem globalen Netzwerk aus Technologie- und Innovationspartnern. Das stärkt unsere strategische Perspektive und ermöglicht uns, Trends frühzeitig zu erkennen und gezielt in unsere Produktentwicklung einfließen zu lassen – etwa bei Themen wie nachhaltige IT, Automatisierung oder KI-gestützte Prozesse.

Gleichzeitig bleiben wir als OPTIMAL SYSTEMS klar auf den europäischen Markt fokussiert. Unsere Kunden erwarten Lösungen, die nicht nur technologisch führend sind, sondern auch die regulatorischen und kulturellen Anforderungen hier vor Ort erfüllen. Deshalb entwickeln wir unsere Software weiterhin in Deutschland und betreiben zentrale Plattformen wie yuuvis® Momentum in einer Cloud in Deutschland – mit klaren Standards für Datenschutz und Compliance.

Diese Kombination aus internationaler Perspektive und lokaler Verantwortung ist für uns kein Widerspruch, sondern ein strategischer Vorteil. Sie erlaubt es uns, Innovationen mit Weitblick zu gestalten – und dabei immer nah an den Bedürfnissen unserer Kunden zu bleiben. 

Silicon Valley Europe: Können Sie ein Praxisbeispiel nennen, bei dem ein Kunde durch den Einsatz Ihrer Lösungen nicht nur Zeit und Kosten gespart, sondern auch seine gesamte Arbeitsweise nachhaltig verändert hat?

Daniel Lugner: Ein sehr gutes Beispiel aus der Industrie ist die Zusammenarbeit mit der Kesseböhmer Holding. Das Unternehmen hat sich für enaio® entschieden, um eine ganzheitliche, ausbaufähige Informationsmanagementplattform zu etablieren – mit dem Ziel, die Digitalisierung konsequent voranzutreiben und gleichzeitig die Anforderungen von Industrie 4.0 zu erfüllen. Bei der Suche nach einem geeigneten Software-Anbieter war Kesseböhmer vor allem die Flexibilität und Ausbaufähigkeit des Systems besonders wichtig, zusätzlicher Vorteil war der nun ortsunabhängige Zugriff auf geschäftsrelevante Daten.

Durch die enge Verzahnung mit dem bestehenden ERP-System konnten zentrale Geschäftsprozesse wie die Dokumentation in der Produktion, das Qualitätsmanagement und die Rechnungsbearbeitung deutlich effizienter gestaltet werden. Medienbrüche wurden eliminiert, Informationen sind heute schneller verfügbar und die Abläufe insgesamt transparenter.

Was dieses Projekt besonders macht: Es zeigt, wie digitale Lösungen nicht nur einzelne Prozesse verbessern, sondern als Plattform wirken, die das gesamte Unternehmen in seiner Arbeitsweise verändert – hin zu mehr Agilität, mehr Transparenz und einer deutlich höheren Reaktionsgeschwindigkeit im Tagesgeschäft. 

Silicon Valley Europe: Wenn wir zehn Jahre in die Zukunft schauen – wie wird sich Ihrer Meinung nach das Thema Dokumentenmanagement verändern, und welche Rolle wird OPTIMAL SYSTEMS dabei spielen?

Daniel Lugner: Dokumentenmanagement wird sich zur intelligenten Informationsvernetzung entwickeln. Dokumente werden nicht mehr isoliert betrachtet, sondern als Teil dynamischer Datenströme, die in Echtzeit analysiert, verknüpft und genutzt werden können.

Wir werden eine stärkere Verschmelzung von ECM, KI und Automatisierung erleben. Systeme werden proaktiv mitdenken, Inhalte kontextbezogen bereitstellen und Entscheidungen unterstützen – nicht nur auf Basis von gespeicherten Informationen, sondern durch deren intelligente Interpretation. Gleichzeitig wird die Bedeutung von Datenschutz und digitaler Souveränität weiter steigen.

OPTIMAL SYSTEMS wird dabei eine zentrale Rolle spielen: als Plattformanbieter, der nicht nur technologisch führend ist, sondern auch die regulatorischen und kulturellen Anforderungen des europäischen Marktes versteht. Unsere Lösungen werden sich weiterentwickeln – hin zu noch stärker integrierten, Cloud-basierten und KI-gestützten Services, die Unternehmen helfen, aus Informationen echten Wert zu schöpfen.

Unser Ziel ist klar: Wir wollen nicht nur mit der Zukunft Schritt halten, sondern sie aktiv mitgestalten – gemeinsam mit unseren Kunden.

Silicon Valley Europe: Ich danke Ihnen für Ihre Zeit, den Einblick in Ihre Arbeit und vor allen Dingen auf den Markt, der sich ja im Moment auch tatsächlich rasant verändert.