Im Interview mit Leonard Zimmermann, Gründer und Geschäftsführer von Smartflow Consulting GmbH bei München

In unserer stetig digitalisierten Welt ist die Effizienz von Geschäftsprozessen von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Microsoft hat für diese Art von Prozessoptimierung eine integrierte Suite von Geschäftsanwendungen mit dem Namen Microsoft Power Platform geschaffen. Smartflow Consulting ist ein innovatives Unternehmen mit Sitz München, das sich auf Prozessoptimierung und Digitalisierung genau mit diesen Tools spezialisiert hat. Unter dem Motto “Prozesse besser machen!“ haben sie sich als führender Partner für Unternehmen etabliert, die ihre Effizienz steigern und ihre Geschäftsprozesse stetig optimieren möchten.

Die Microsoft Power Platform ermöglicht es Unternehmen, benutzerdefinierte Lösungen für Datenanalyse, Automatisierung von Arbeitsabläufen, Anwendungsentwicklung und mehr zu erstellen. Mit Power BI können Unternehmen Daten visualisieren und analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen, während Power Apps und Power Automate die Erstellung von benutzerdefinierten Anwendungen und Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse ermöglichen.

Leonard Zimmermann ist Wirtschaftsinformatiker mit langjähriger Erfahrung in den Bereichen IT, Unternehmensberatung und Prozessoptimierung. Das Unternehmen nutzt die Microsoft Power Platform, um damit Business Intelligence Lösungen mit Power BI & Fabric, Apps & Automation mit Power Apps & Power Automate sowie das dazugehörige Training & Coaching für die gesamte Power Platform. In unserem Interview werden wir die Rolle der Microsoft Power Platform als Gamechanger im Bereich der Prozessoptimierung diskutieren, erfahren, was Smartflow Consulting zu einem starken Partner für Unternehmen im Bereich der Digitalisierung macht und welche Erfolgsfaktoren für gelungene Automatisierungs- und Digitalisierungsprojekte entscheidend sind.

DIGITAL FUTUREmag: Warum ist es in der heutigen digitalisierten Welt besonders wichtig und attraktiv für Unternehmen, in effizientere Prozesse zu investieren?

Leonard Zimmermann: Effiziente und gut strukturierte Prozesse sind für viele Unternehmen einer der wichtigsten Wettbewerbsfaktoren. Wenn es darum geht, wettbewerbsfähige Preise anzubieten oder das Geschäftsmodell profitabel umzusetzen, sind optimierte Prozesse der entscheidende Hebel. Unsere Kunden möchten mit unserer Hilfe den Anteil der Arbeitszeit in den Prozessen reduzieren, die Abläufe beschleunigen und die Qualität sowie Standardisierung der Prozesse und deren Ergebnisse erhöhen. 

Smartflow Consulting hat sich dabei auf digitale und digitalisierbare Geschäftsprozesse spezialisiert, insbesondere solche, die Daten verarbeiten oder analysieren. Dazu nutzen wir die Microsoft Power Platform als unseren technischen Werkzeugkasten.

DIGITAL FUTUREmag: Die Microsoft Power Platform gilt als Gamechanger im Bereich der Prozessoptimierung. Könnten Sie uns erläutern, welche spezifischen Vorteile und Funktionen dieser Plattform Unternehmen bietet und warum sie einen so großen Einfluss auf die Prozessoptimierung hat?

Leonard Zimmermann: Die Microsoft Power Platform ist aus unserer Sicht das perfekte Tool für die Digitalisierung und Automatisierung in Unternehmen. Sie ermöglicht die Entwicklung individueller Business-Apps, das Aufsetzen von Automatisierungsskripten zur Datenverarbeitung und die Erstellung von Business Intelligence Dashboards. Ein entscheidender Vorteil ist der Low-Code-Ansatz der Microsoft Power Platform, der es erlaubt, mit weniger finanziellem und zeitlichem Aufwand Lösungen zu erstellen und die positiven Effekte für Unternehmen schneller spürbar und messbar machen. Dadurch können Prozesse in verschiedensten Unternehmensbereichen entlang der gesamten Wertschöpfungskette optimiert werden. Besonders interessant sind Prozesse, bei denen Daten erfasst oder zwischen Menschen und IT-Systemen ausgetauscht werden müssen, wie beispielsweise Genehmigungs-, Entscheidungs-, Koordinations- und Planungsprozesse oder Datenerfassungsprozesse.

DIGITAL FUTUREmag: Smartflow Consulting hat sich als Dienstleister für Unternehmen im Bereich der Digitalisierung etabliert. Was sind die besonderen Merkmale oder Alleinstellungsmerkmale Ihres Unternehmens, die es zu einem starken Partner für Unternehmen machen, die ihre Geschäftsprozesse optimieren möchten?

Leonard Zimmermann: Unser Anspruch ist es nicht nur, maßgeschneiderte IT-Lösungen zu entwickeln, sondern auch unsere Kunden beim Design ihrer Prozesse zu unterstützen. Prozesse und IT müssen in Digitalisierungsprojekten gemeinsam gedacht werden. Unser Brückenansatz verbindet die Prozessperspektive mit den Potenzialen der Technologie. Ein großer Vorteil für unsere Kunden ist der Wissenstransfer, den wir leisten, indem wir Best Practices aus anderen Branchen oder Unternehmen in das Lösungsdesign einfließen lassen. Mit der Zeit weiß man, was am besten funktioniert.

Außerdem stoßen wir bei verschiedenen Unternehmen immer wieder auf sehr ähnliche Anwendungsfälle. Hier versuchen wir, wo möglich, bereits in anderen Projekten entwickelte Lösungen zu implementieren.

Insgesamt streben wir an, mit möglichst niedrigem Investment die besten Effekte für unsere Kunden zu erzielen. Dadurch werden viele Prozesse zu profitablen Automatisierungspotentialen, die zuvor aus der Kosten-Nutzen-Perspektive noch nicht zur Automatisierung in Frage kamen.

DIGITAL FUTUREmag: Welche Erfolgsfaktoren sind Ihrer Meinung nach entscheidend für gelungene Automatisierungs- und Digitalisierungsprojekte? Gibt es bewährte Praktiken oder Strategien, die Unternehmen beachten sollten, um sicherzustellen, dass ihre Projekte erfolgreich umgesetzt werden?

Leonard Zimmermann: Es ist gemäß unserer Erfahrung entscheidend, bei den Ist-Prozessen anzusetzen. Wenn man die aktuellen Prozesse eines Unternehmens betrachtet, kann man Abhängigkeiten, Komplexitäten und Potenziale besser aufdecken, als wenn man sofort mit dem Entwurf der Soll-Struktur beginnt. Ein positiver Nebeneffekt ist, dass man in engen Austausch mit allen Prozessbeteiligten kommt und deren Anforderungen und Perspektiven besser versteht.

Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist die grundlegende Planung zu Beginn des Projekts. Die Beliebtheit agiler Ansätze kann dazu verleiten, einfach schnell anzufangen, ohne sich einen Überblick über die gesamte Palette an Anforderungen und Abhängigkeiten zu verschaffen. Unser Ansatz ist es, zu Beginn potenzielle Stolpersteine konsequent aufzudecken und einen grundsätzlichen Überblick über die Anforderungen zu bekommen. Beispielsweise klären wir die grundsätzliche Prozess-Architektur und die Frage, mit welchen IT-Systemen eine Verbindung hergestellt werden muss und wie das machbar ist. Details wie die Felder eines Formulars oder die Farbe eines Buttons sollten dann natürlich spontan und agil geklärt werden.

DIGITAL FUTUREmag: Wie sehen Sie die zukünftige Entwicklung der Prozessoptimierung in einer zunehmend digitalisierten Welt? Gibt es bestimmte Trends oder Technologien, die Ihrer Meinung nach in den kommenden Jahren eine wichtige Rolle spielen werden?

Leonard Zimmermann: Digitalisierungstreiber wie die Microsoft Power Platform werden weiter stark an Bedeutung gewinnen. Microsoft hat diesen Produktbereich als Wachstumsfeld entdeckt und integriert kontinuierlich neue Technologien wie Künstliche Intelligenz in die Microsoft Power Platform. 

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die nicht alle Prozesse in großen ERP-Tools abbilden wollen, bietet diese Entwicklung eine große Chance, ihre Prozesse mit moderatem Aufwand auf ein neues Level zu heben.

Neue Trends und Technologien wie KI spielen dabei natürlich eine Rolle und erschließen eine neue Palette an interessanten Anwendungsfällen. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass ein Großteil der Automatisierungspotenziale in Unternehmen bereits durch vorhandene und etablierte Technologien realisiert werden kann. KI wirkt dabei als Katalysator, da durch sie bestehende Technologien schneller und effizienter zur Anwendung gebracht werden können, beispielsweise indem KI direkt im Entwicklungsprozess eingesetzt wird.

DIGITAL FUTUREmag: Angesichts der ständig wachsenden Datenmengen und der Komplexität von Geschäftsprozessen, wie können Unternehmen die Microsoft Power Platform optimal nutzen, um auch zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Effizienz weiter zu steigern?

Leonard Zimmermann: Der Vorteil der Microsoft Power Platform im Umgang mit großen Datenmengen und komplexen Geschäftsprozessen liegt darin, dass wir in Projekten nicht darauf angewiesen sind, die komplette Komplexität auf einmal abzubilden, wie es beispielsweise bei SAP-Einführungen der Fall ist. Stattdessen können wir inkrementell vorgehen und einzelne (Teil-)Prozesse automatisieren oder spezifische Datenbestände mit Power BI in Form von Business Intelligence Dashboards abbilden. Der große Vorteil ist hier das schnelle Erzielen von Effekten und die erhöhte Flexibilität in der Gestaltung der Digitalisierungs-Roadmap.

DIGITAL FUTUREmag: Welche Rolle spielt Ihrer Meinung nach die kontinuierliche Weiterentwicklung von Mitarbeitern und Teams in Bezug auf die erfolgreiche Implementierung und Nutzung von Automatisierungs- und Digitalisierungslösungen? 

Leonard Zimmermann: Geschäftsanwendungen auf Basis von Power Apps oder Business Intelligence Dashboards auf Basis von Power BI sind für die Endanwender meist keine größere Herausforderung als die gewöhnliche Bedienung digitaler Technologien. Sie können sehr intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet werden.

Was die Entwicklung solcher Lösungen angeht, zeigt die Erfahrung aus unserem Training & Coaching Angebot, dass ein IT-Hintergrund definitiv hilfreich ist, um eine steilere Lernkurve zu haben. Diese Lernkurve erstreckt sich dennoch meist über mehrere Jahre. Daher lohnt es sich für Unternehmen nur dann, in diese Fähigkeiten zu investieren, wenn es auch eine breite Palette an Anwendungsfällen gibt, die mit diesen Fähigkeiten umgesetzt werden sollen. Eine große Hilfe ist dabei der Wissenstransfer, den wir unseren Kunden bieten, damit ihre Entwickler von unserer Erfahrung profitieren können.

DIGITAL FUTUREmag: Welche Maßnahmen empfehlen Sie Unternehmen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um die Potenziale der Microsoft Power Platform voll auszuschöpfen und sich den zukünftigen Herausforderungen anzupassen?

Leonard Zimmermann: Der erste Impuls ist es hier an Trainings und Coachings zu denken, was auch begleitend eine sehr wichtige Rolle spielt. Noch wichtiger ist es jedoch, möglichst schnell und pragmatisch die ersten kleineren Pilotprojekte umzusetzen. Die Microsoft Lizenzpakete enthalten meist alles, was man lizenzseitig braucht, um anzufangen. Nahezu jedes Unternehmen hat mindestens einen einfachen Anwendungsfall, wie einen Genehmigungsprozess oder Checklisten, an denen man das Ganze schnell und pragmatisch proben kann.

Der Effekt auf die Art und Weise, wie Prozesse in einem Unternehmen betrachtet werden, ist dabei enorm. Sobald man mit Mitarbeitern aus einem Fachbereich den ersten Prozess automatisiert hat, beginnen diese ihre tägliche Arbeit viel stärker durch die Automatisierungspotential-Brille zu betrachten und identifizieren weitere Potenziale. Genau diese Kräfte und Dynamiken müssen aktiviert werden.

Wir treten an, um Unternehmen auf genau dieser Reise verlässlich zu begleiten.

DIGITAL FUTUREmag: Vielen lieben Dank für dieses spannende und gleichzeitig auch wichtige Thema für die Optimierung der Prozesse gerade auch in mittelständischen Unternehmen.