Dans l'interview avec Frank Krollpfeiffer, responsable des ventes indirectes DMS/ECM chez Kyocera

KYOCERA Document Solutions est un fournisseur leader dans le domaine de la gestion des documents et de la gestion du contenu d'entreprise. Les solutions logicielles et les services constituent un élément essentiel du portefeuille de l'entreprise. Le magazine de tests et économique "FACTS" a évalué la solution comme très bonne. Raison de plus pour nous de discuter avec Frank Krollpfeiffer, responsable des ventes de canaux DMS/ECM chez Kyocera, de l'outil innovant capable de numériser facilement l'ensemble des processus de gestion documentaire, de la gestion du personnel aux dossiers de construction.

DIGITAL FUTUREmag : La gestion documentaire a pris ces dernières années une importance croissante, même dans les PME. Pourquoi cet élément est-il si crucial pour la numérisation au sein de l'entreprise ?

Frank Krollpfeiffer : Les grands groupes ont depuis longtemps pris conscience de l'efficacité de leurs processus, mais ils ne représentent pas, en somme, un nombre très élevé d'entreprises. En Allemagne, nous comptons un grand nombre de PME qui, ces dernières années, ont effectivement hésité à investir. Plusieurs raisons expliquent cela : d'une part, l'avantage n'était ni transparent ni tangible, il était impossible de visualiser quoi que ce soit lors de la planification et beaucoup manquaient tout simplement d'imagination quant au résultat final. En outre, ces projets sont coûteux en temps et en argent, deux aspects très sensibles pour les PME. La mondialisation et la concurrence accrue obligent également les PME à être plus rapides, plus flexibles et plus transparentes sur le marché actuel. Le monde du travail est devenu plus mobile et plus agile. Il est possible de travailler de manière flexible et depuis n'importe où – à condition que les processus soient adaptés et que les documents et informations soient disponibles sous forme numérique. Cette transformation touche également les donneurs d'ordre publics, les administrations et les communes. Ce qui manquait jusqu'à présent, c'était une solution de gestion documentaire simple, préconfigurée et facile à utiliser. Nous proposons justement cela aux PME !

DIGITAL FUTUREmag : La sécurité lors de la numérisation des données et leur récupération ultérieure est un facteur décisif. Comment vous assurez-vous que cette tâche est toujours remplie ?

Frank Krollpfeiffer : En effet, la recherche et la récupération des données constituent l'un des principaux sujets. Bien entendu, il est possible de stocker tous les documents sur un serveur de fichiers, mais leur récupération devient souvent difficile, notamment lorsque de nombreux collaborateurs sont impliqués. De plus, tous les collaborateurs n'ont pas toujours accès à tous les systèmes de l'entreprise. Prenons par exemple la comptabilité : seuls les collaborateurs du service concerné y ont accès. En revanche, une archive haut de gamme extrait les documents, les classe, traite les métadonnées et garantit ainsi que tous les documents peuvent être rapidement retrouvés. Tout cela se fait de manière automatisée en arrière-plan, soit lors de la capture (scanrouting), soit lors de la lecture via e-mail ou par glisser-déposer des documents dans l'archive. Bien sûr, la gestion des droits joue également un rôle important et reste un élément central lors de la mise en œuvre.

DIGITAL FUTUREmag : De nombreuses entreprises de taille moyenne disposent déjà de systèmes existants. Qu'il s'agisse de solutions SAP ou Microsoft ou encore d'outils développés en interne. Dans quelle mesure ces systèmes peuvent-ils être intégrés à de tels systèmes ?

Frank Krollpfeiffer : Microsoft est présent à plus de 90 % dans les entreprises de taille moyenne. Notre Workflow Manager offre une intégration transparente dans cet univers Office. Cela signifie que les employés peuvent envoyer directement des e-mails depuis Outlook vers l'archive, avec ou sans pièce jointe. Des modèles peuvent être créés dans Word et ancrés dans l'archive en tant que textes types. Tous les modèles sont toujours à jour et uniformes. L'économie de temps pour les employés n'est pas à sous-estimer et représente donc une valeur ajoutée pour les entreprises. Si l'on parvient à numériser le travail de base, la qualité du service client au sein de l'entreprise s'en trouve améliorée. Par ailleurs, nous proposons également d'innombrables logiciels spécialisés, systèmes ERP, etc., pour lesquels une interface correspondante doit être mise en place. Un exemple : la confirmation de commande issue de l'ERP doit être archivée dans le dossier client. Les factures arrivent par e-mail et sont enregistrées dans l'archive, tandis qu'un flux de travail de facturation est lancé et un écriture comptable générée.

DIGITAL FUTUREmag : Le magazine d'essai et économique « FACTS » a évalué la solution comme très bonne. Quels critères ont été testés, combien de systèmes de gestion électronique de documents ont été évalués et, selon vous, qu'est-ce qui a contribué au succès de votre système dans cette évaluation ?

Frank Krollpfeiffer : Très bien que vous posiez la question. Par le passé, de tels tests n'étaient pas possibles. Pourquoi ? Parce que tous les autres fournisseurs de solutions agissent toujours à partir d'une « feuille blanche ». Autrement dit, tout est repensé et planifié en collaboration avec le client. Au départ, il n'y a rien à « voir », il faut faire appel à l'imagination. Il y a quatre ans, nous avons abordé le marché de manière totalement différente, voire inversé le concept habituel, en nous concentrant exclusivement sur l'approche des entreprises de taille moyenne. En tenant compte du temps et des coûts, nous avons conçu un ensemble de démarrage compact pour le client, avec des modèles, des dossiers, des structures et un concepteur de flux de travail prêts à l'emploi. Le grand avantage est que je peux déjà montrer quelque chose lors de l'entretien avec le client. Car soyons honnêtes, de nombreux processus sont similaires chez les clients. Disposer d'une base prédéfinie pour ensuite se concentrer sur les exigences individuelles des clients était donc plus que judicieux et nous est régulièrement confirmé positivement par les clients.

Pour savoir si le KYOCERA Workflow Manager permet réellement une prise en main simple de la gestion électronique de documents, le magazine spécialisé FACTS a souhaité le tester au quotidien pendant plusieurs mois. La rédaction a notamment utilisé le logiciel pour numériser tous les flux de travail liés à la gestion des abonnements. Le résultat ? Selon FACTS : « Le KYOCERA Workflow Manager a su convaincre la rédaction de FACTS. Le KYOCERA Workflow Manager est vraiment bien pensé. Bien que la structure de base soit prédéfinie, il permet de modéliser les processus métiers de manière à ce que chaque entreprise puisse l'utiliser pour travailler sans papier ». La mise en œuvre rapide a particulièrement impressionné, et tous les employés de FACTS se sont rapidement familiarisés avec le système après une brève formation. L'interface utilisateur conviviale y a également contribué. L'étendue des fonctionnalités est immense, mais reste suffisamment épurée pour conserver une bonne visibilité. La clarté est également renforcée par le fait que chaque utilisateur ne voit que les zones et dossiers auxquels il a accès. Sur le plan juridique, la conservation conforme aux exigences légales et les fonctionnalités RGPD offrent une sécurité optimale.du côté sécurisé.

DIGITAL FUTUREmag : D’après votre description, les collaborateurs peuvent créer eux-mêmes des workflows, de manière ad hoc ou fixe. Cela semble simple. Quel est le piège ? Ou, pour le dire autrement, ne risque-t-on pas de voir émerger de nombreux workflows erronés qui pourraient poser problème ?

Frank Krollpfeiffer : Dans les projets de digitalisation, il est toujours essentiel d’emmener les collaborateurs avec soi. Ce n’est pas toujours simple, surtout lorsqu’on supprime des dossiers papier ou qu’on modifie des processus. Le travail, lui, reste le même, tout comme la séquence des tâches – seule la forme change, puisque tout devient numérique. De nombreux collaborateurs utilisent donc le concepteur de workflows pour créer leurs propres processus, gagner en transparence et gagner en rapidité. Prenons l’exemple classique d’un dossier de circulation pour validation : souvent, le collaborateur ne sait même pas où il se trouve ni quand il lui reviendra. Avec le concepteur de workflows, il a donc la possibilité de modéliser et d’organiser son quotidien professionnel à sa guise. Chacun souhaite contribuer ! Bien sûr, certains workflows restent fixes et obligatoires pour tous les collaborateurs, car ils concernent des processus récurrents et centraux. Un exemple ? Le workflow de facturation ou celui des achats. Ces workflows sont déployés de manière centralisée et s’imposent à tous les collaborateurs.

DIGITAL FUTUREmag : La réception des factures et les interfaces, par exemple avec DATEV, revêtent une importance capitale pour le service financier. Que propose votre système à ce niveau ?

Frank Krollpfeiffer : En bref, une intégration fluide jusqu’à la transmission d’une écriture comptable prête à l’emploi. Un workflow qui fait transiter une facture de manière entièrement numérique à travers l’entreprise, avec toutes les validations nécessaires, l’archivage de tous les documents et notes, ainsi qu’une documentation exhaustive de toutes les étapes de travail. Une transparence totale et une connexion des systèmes sans que le collaborateur ait à changer d’application.

DIGITAL FUTUREmag : Les entreprises ont souvent besoin de nombreuses autres requêtes. Comment les aidez-vous à mettre en place leur système de gestion électronique de documents ?

Frank Krollpfeiffer : Tout d’abord, il faut définir clairement les objectifs – que veut-on atteindre ? Nous constatons souvent que cette étape est négligée, ce qui augmente le risque de s’éparpiller. Ensuite, il faut procéder par étapes : commencer par un service ou un processus, puis avancer pas à pas. Cette approche permet d’emmener les collaborateurs avec soi, car ce sont eux qui devront vivre et façonner ces changements. Une fois les objectifs fixés, on passe à l’état des lieux et à la planification de la mise en œuvre. Au passage, nous disposons d’outils, comme une analyse des potentiels. Nous utilisons cette analyse si nécessaire pour montrer à une entreprise son statut actuel et ses possibilités de développement global, tout en conciliant les besoins spécifiques de chaque service. Ou encore l’outil d’optimisation des workflows, qui nous permet de capturer et de moderniser les processus existants.

DIGITAL FUTUREmag : Avant qu’une entreprise ne lance la mise en place d’un système de gestion électronique de documents, quelles sont, selon vous, les trois étapes les plus importantes à préparer avec soin ?

Frank Krollpfeiffer : Les trois étapes les plus importantes sont : définir des objectifs clairs, planifier par étapes et impliquer les collaborateurs. Les entreprises doivent planifier sur le long terme et être ouvertes à l’idée de repenser leurs anciens processus pour transformer leur organisationconduire un avenir numérique compétitif. Cela me rappelle une situation client où nous avons beaucoup ri avec les clients, car tout ancien processus n'est pas forcément un bon processus numérique. Une telle transformation offre l'opportunité unique de repenser et de réexaminer de nombreux sujets. Savez-vous que c'est parfois comme faire le tri dans son placard…