En interview avec Klaus Beck-Dede, directeur général de iDocpro.de GmbH
Il existe bien sûr de nombreuses façons d'atteindre Rome. C'est également le cas en matière d'optimisation des processus pour les entreprises de taille intermédiaire. La digitalisation en est le point central. Elle doit être simple, rapidement applicable, flexible et surtout économique. Car les entreprises de taille intermédiaire ne veulent pas de petites solutions SAP, mais d'un centre de contrôle numérique où l'on peut gérer, comme dans un cockpit, les informations essentielles concernant la communication, la gestion de la relation client / des données de base et le traitement des commandes. À la recherche de solutions fonctionnant sans problème, du petit artisan jusqu'à l'entreprise de taille intermédiaire employant des centaines de collaborateurs, nous avons découvert le système d'iDocpro. Lors d'un entretien avec Klaus Beck-Dede, gérant de la société iDocpro.de GmbH, nous abordons aujourd'hui les « débutants en digitalisation » et les « réfractaires à l'administration », mais aussi l'intégration des confirmations de commande, des factures, de la gestion électronique des documents, du suivi du temps, du calcul des coûts de revient ou des factures fournisseurs dans un seul outil.
DIGITAL FUTUREmag : Monsieur Beck-Dede, en tant que chambre de commerce du BVMW - Bundesverband mittelständische Wirtschaft, nous sommes en contact permanent avec des entreprises de taille intermédiaire. Beaucoup d'entre elles tentent encore de gérer leurs factures et leur comptabilité à l'aide d'outils simples issus de suites bureautiques. Par où commencez-vous dans un projet lorsque vous tombez sur une telle entreprise ?
Klaus Beck-Dede : Pour traiter les devis, les confirmations de commande, les bons de livraison et les factures, un programme adapté permet de créer très rapidement des processus efficaces et sans erreur. Contrairement à Excel et Word, les données peuvent être analysées ici, car elles ne sont pas stockées dans des documents bureautiques individuels. De plus, avec ces programmes, il est possible de générer une confirmation de commande à partir d'un devis, puis un bon de livraison ou une facture à partir de cette confirmation, d'un simple clic - peu d'effort, mais des résultats rapides et sans erreur. Une situation qui n'est souvent pas donnée avec les documents bureautiques.
Cela n'est possible qu'avec des données de base clients et fournisseurs, ainsi que des interlocuteurs et des produits ou services correctement enregistrés. Il faut donc les mettre régulièrement à jour. Il faut également des modules de texte prédéfinis pour la création des devis et des factures, que l'on doit configurer une seule fois. Ces deux mesures permettent de gagner énormément de temps et d'efficacité dans les tâches répétitives. C'est pourquoi nous examinons avec les clients leurs processus et leur montrons comment une préparation unique appropriée peut accélérer considérablement les étapes de travail tout en offrant une grande clarté, y compris dans le classement des données.
De nombreuses entreprises doivent classer manuellement les documents générés dans des structures de répertoires, triés par clients, types de documents et numéros de commande, avec des noms explicites. Une tâche fastidieuse qui peut être immédiatement supprimée. Par ailleurs, nous vérifions si l'entreprise emploie des collaborateurs en déplacement et doit donc traiter régulièrement des documents papier pour le service externe. Pour ces entreprises, la digitalisation offre un potentiel encore plus grand pour rendre les processus métiers plus rapides et plus efficaces que pour les entreprises actives exclusivement au bureau.