Au cours de l'interview avec Marie-Ivonne Otisi-Schaarschmidt, membre du conseil d'administration de RA-MICRO Software AG et le Dr Peter Becker, fondateur et président du conseil de surveillance
Le RA-MICRO Software AG, dont le siège est à Berlin, est une entreprise innovante de taille moyenne spécialisée dans les logiciels. Plus de 100 collaborateurs travaillent au sein du département de développement logiciel. Le produit phare de l’entreprise est le logiciel de gestion de cabinets juridiques RA-MICRO, leader sur le marché allemand depuis des décennies. Avec environ 500 collaborateurs au total, l’organisation allemande RA-MICRO accompagne 70 000 postes de travail PC dans des cabinets d’avocats.
Avec la crise du Covid-19, la nécessité est soudainement apparue de maintenir, malgré le télétravail, une structure d’interactions communicatives hautement complexe, tout en préservant la productivité, la créativité, l’efficacité et la culture d’entreprise au plus haut niveau, au bénéfice des collaborateurs et des clients. Comme l’évaluation des solutions disponibles sur le marché n’a pas permis d’identifier de produits adaptés, il a fallu développer en urgence une solution propre à ce problème urgent. Cela a conduit au développement d’une solution organisationnelle entièrement inédite pour le travail moderne : un bureau virtuel. Celui-ci repose sur la vidéo, mais va bien au-delà de l’idée d’une solution de visioconférence ou de réunion d’équipe.
Avec Marie-Ivonne Otisi-Schaarschmidt et le Dr Peter Becker, nous abordons aujourd’hui le travail de bureau moderne, la motivation et la satisfaction du personnel, ainsi que les conditions techniques permettant d’effectuer des activités professionnelles pertinentes, flexibles en termes d’espace et de temps.
DIGITAL FUTUREmag : La crise du Covid-19 a révélé de nombreuses faiblesses, notamment chez les PME, et remis en question des processus opérationnels jusqu’alors jamais remis en cause. Comment votre entreprise s’est-elle préparée à la pandémie et au confinement qui l’a accompagnée ? Et quels changements cette situation (de crise) a-t-elle entraînés dans vos processus et structures internes ?
Dr Peter Becker : Nous n’étions pas non plus préparés. En réalité, TOUT a changé, et pour toujours. Grâce à nos importantes ressources de développement, nous avons, en collaboration avec un partenaire international, mis en place notre système de bureau virtuel sur la base de Jitsi Open Source en quelques semaines, puis l’avons affiné au cours des mois suivants avec environ 500 utilisateurs.
Le concept de vOffice est né de l’esprit de Marie-Ivonne Otisi-Schaarschmidt et du mien. Dès le départ, nous savions exactement ce que nous voulions : fusionner le bureau réel et le télétravail à un niveau virtuel méta pour en faire un tout productif, sans perte de productivité ni d’efficacité par rapport à un bureau classique – bien au contraire. Le monde du travail devait être modernisé numériquement. Nous voulions savoir à tout moment qui était présent au bureau ou en télétravail, quel était l’état de communication de chacun. Chacun devait pouvoir être contacté à tout moment pour une communication personnelle, en priorité pour les managers, comme si l’on était présent sur place dans les locaux de l’entreprise.