En interview avec Martin Fecker, directeur général de HABEL GmbH & Co. KG

Depuis 1991, HABEL est l’un des principaux éditeurs de logiciels spécialisés dans la gestion électronique de documents (GED) et la gestion de contenu d’entreprise. Avec plus de 1 800 clients nationaux et internationaux, l’entreprise peut se prévaloir de références précieuses. En tant que partenaire de projet hautement spécialisé, doté d’une grande expertise et d’une longue expérience, HABEL a développé ces dernières années de nombreuses solutions de gestion électronique de documents adaptées à des secteurs spécifiques. Grâce à ses solutions, l’entreprise permet l’archivage et l’automatisation des documents via des outils de workflow.
Dans l’interview avec Martin Fecker, directeur général de HABEL GmbH & Co. KG, nous abordons aujourd’hui les processus optimaux pour les PME, la numérisation efficace et l’automatisation des documents.

DIGITAL FUTUREmag : Pendant de nombreuses années, le bureau sans papier a été considéré comme une vision d’avenir. Pourtant, aujourd’hui, on n’a jamais autant envoyé de courrier. Comment expliquer cette contradiction ?

Martin Fecker : Je pense qu’il faut ici faire une distinction claire. En réalité, le volume d’envois de colis a effectivement fortement augmenté. Cela s’explique notamment par les habitudes d’achat des consommateurs, qui favorisent depuis des années la croissance des boutiques en ligne. En revanche, l’envoi de courriers a plutôt diminué ces dernières années. Cela montre aussi clairement qu’il existe des alternatives au courrier traditionnel, que les entreprises utilisent effectivement. Mais il reste encore, malgré les regrets de La Poste, un énorme potentiel. L’envoi de factures par e-mail gagne particulièrement en importance, et avec la loi sur la facture électronique, la directive européenne 2014/55/UE sera transposée en droit national à partir d’avril 2019. Cela signifie que, progressivement, les administrations devront passer à la facture électronique, en commençant par les ministères fédéraux et les organes constitutionnels, puis, un an plus tard, pour tous les autres donneurs d’ordre publics fédéraux. Cela fait également réagir les entreprises, surtout lorsqu’elles sont concernées en tant que prestataires. À partir de ce moment-là, cela devient un sujet de discussion dans l’entreprise.

DIGITAL FUTUREmag : Dans de nombreux domaines, l’e-mail avec pièce jointe a remplacé l’envoi postal. Peut-on aujourd’hui archiver ces e-mails de manière à ce qu’ils soient classés de façon structurée, comme le courrier commercial traditionnel ?

Martin Fecker : Tout d’abord, il faut dire que les entreprises sont tenues, par des règlements et des lois comme les GoBD (principes comptables allemands), d’archiver leurs e-mails reçus avec pièces jointes, notamment les factures, de manière conforme à la législation. En tant que fabricant de GED, nous nous plions également en permanence à ces exigences et pouvons proposer à nos clients des solutions adaptées. Un archivage numérique présente un avantage particulier : il permet de classer de manière structurée différents types de documents. Ainsi, des dossiers clients, de commandes ou de projets peuvent être créés automatiquement selon les besoins. Pour que cet avantage puisse être exploité, il est essentiel de comprendre le client et ses processus actuels. C’est ainsi que nous en arrivons à l’audit des processus. Celui-ci consiste à analyser les opérations et à les transformer de manière optimale en structures numériques. L’objectif reste toujours de réduire au maximum les efforts actuels.