En interview avec Monika Schmidt, présidente du conseil de surveillance de TEK-SERVICE AG. L'accent est mis sur la rentabilité, la sécurité juridique, la protection des données et les avantages stratégiques.

Sur la base de services basés sur le web et de savoir-faire sectoriel, le fournisseur allemand de e-Procurement TEK-SERVICE AG a, au cours des 20 dernières années, établi l’achat électronique à l’échelle nationale au sein de l’administration. En réponse aux exigences des clients, une solution d’achat complète a ainsi été développée pour les mairies, les administrations de districts, les associations faîtières communales et les administrations régionales. Comme un « fil rouge », les données et les processus issus de l’achat numérisé traversent l’attribution et la facturation. Cela crée de la transparence et offre aux décideurs la possibilité de piloter l’administration dans son ensemble. Des objectifs stratégiques, tels que la durabilité, les coopérations d’achat régionales ou nationales, peuvent ainsi être mis en œuvre plus rapidement. Cela représente un avantage économique et une sécurité juridique pour les administrations.

Par ailleurs, l’achat électronique s’est avéré résilient pour les administrations en période de crise. « Technology made and hosted in Germany » : cette approche garantit en outre la conformité au RGPD lors de la collaboration avec TEK-SERVICE AG. De nombreux exemples concrets montrent comment la numérisation de l’achat, de l’appel d’offres/attribution et de la facturation fonctionne au sein de l’administration : la police du Land de Berlin, le Städte- und Gemeindebund NRW, le Gemeinde- und Städtebund RLP, les administrations communales comme celles des villes de Reutlingen, Erfurt, Mainz, l’administration du district de Groß-Gerau et bien d’autres figurent aujourd’hui dans la base de connaissances fédérale KOINNO, les créateurs de « ZUGFeRD » et d’autres influenceurs du secteur public.

Dans un entretien avec Monika Schmidt, présidente du conseil de surveillance de TEK-SERVICE AG, nous abordons aujourd’hui les exigences d’achat du secteur public ainsi que le souhait de nombreuses communes de numériser leurs processus d’approvisionnement papier tout en réalisant des avantages économiques.

DIGITAL FUTUREmag : Madame Schmidt, lors de nos échanges avec des responsables CDO, nous constatons régulièrement que de nombreux décideurs ne savent pas par quel projet de numérisation commencer de manière optimale. L’achat numérique constitue-t-il un bon point de départ pour la numérisation ?

Monika Schmidt : Absolument, et plus que jamais. En effet, la numérisation systématique de l’achat génère des données précieuses pertinentes pour les domaines en amont et en aval. Par exemple, il est possible de créer des cahiers des charges pour les futurs appels d’offres ou de représenter des procédures de facturation dans les formats X ou ZUGFeRD exigés par Bruxelles. Par ailleurs, en période de crise, il a été démontré que les stratèges de l’achat peuvent réagir à des besoins urgents en un temps record. En 2015, il s’agissait de catalogues spécifiques pour les réfugiés, pendant la pandémie, d’ordinateurs portables pour les écoles, de tests rapides, de masques, d’appareils de ventilation, etc. Les pompes, accessoires et vêtements de travail ont été nécessaires pour les pompiers de nos clients dans les zones inondées.

DIGITAL FUTUREmag : Pourriez-vous nous décrire brièvement les étapes clés pour passer de processus d’approvisionnement papier à un processus numérique ?