Dans l'interview avec Volker Rasch, directeur adjoint du service Communication et chef de projet pour l'intranet de la ville de Leipzig
La numérisation de l’administration est nécessaire pour faire face au vieillissement démographique et collaborer de manière efficace, mais aussi pour être un employeur attractif. La ville de Leipzig, comme de nombreuses collectivités et administrations publiques, est confrontée à d’énormes défis – et ce, bien avant la crise du Covid-19 : la pression pour numériser les processus métiers, le vieillissement démographique des agents, la pénurie de main-d’œuvre qualifiée ainsi que l’évolution des attentes des citoyens et des entreprises. Ces facteurs obligent à optimiser les processus et à recourir davantage à des outils favorisant les échanges ciblés, les processus de coordination simplifiés, une plus grande transparence, une communication moderne et une nouvelle culture de collaboration.
Les objectifs de la mise en œuvre étaient donc les suivants :
- Améliorer l’efficacité des services administratifs
- Faciliter l’accès aux informations et aux états d’avancement actuels des procédures administratives
- Créer des formes de travail modernes pour les collaborateurs
- Accélérer les processus métiers
Lors d’un entretien avec Volker Rasch, adjoint au chef de service Communication et chef de projet pour l’intranet de la ville de Leipzig, nous avons évoqué les grands défis ainsi que les expériences et les étapes de résolution rendues possibles grâce à l’intranet de Jalios. Cet entretien a eu lieu en novembre 2021 dans les locaux de l’administration municipale de Leipzig.
DIGITAL FUTUREmag : Quels défis rencontrez-vous au quotidien avant la mise en œuvre et lesquels souhaitiez-vous résoudre avec l’implémentation de Jalios ?
Volker Rasch : Avant la mise en œuvre, le problème résidait dans le fait que nous avions uniquement des îlots d’informations isolés. Autrement dit, nous disposions d’un intranet qui ne servait qu’à stocker des informations sans offrir la moindre possibilité d’interaction. Nous avions des bases de données sous Lotus Notes, dont les collaborateurs devaient connaître l’emplacement pour accéder aux informations. Il n’existait pas de moteur de recherche global permettant de retrouver ces contenus. Le grand défi consistait donc à identifier ces contenus dispersés dans différentes bases de données et supports, puis à les transférer vers le nouvel intranet.
DIGITAL FUTUREmag : Quelles fonctionnalités de Jalios utilisez-vous le plus ?
Volker Rasch : Nous utilisons bien sûr beaucoup la possibilité de transmettre des informations aux collaborateurs. Nous avons une page d’accueil où s’affichent les actualités de tous les services. Ces dernières sont créées de manière décentralisée, mais centralisées sur la page d’accueil. Par ailleurs, les espaces de travail sont très appréciés. Nous comptons actuellement près de 400 espaces de travail dans différents services et à des fins variées.